由于采购订单是由供应商确认并准备好装运给买方，因此必须采用正确的格式合并大量关于货运的信息，以加快在目的地港口成功完成进口报关的速度。

数据元素的示例包括 HS 编码、产品重量和尺寸、产品成本、装运说明、船舶编号、港口代码、原产国等等。这些不同的数据元素来自参与交易的不同相关方，包括：供应商、承运人、进口商、货运代理人、报关行及其他相关方。使用正确的格式收集、验证和打包这些数据元素无疑是一项艰巨的任务。

另外，数据元素总是发生逾期或缺失、重新录入错误、关税计算错误等等问题。某些国家要求提供高级安全通知，例如美国的进口商安全申报（ISF）。在这种情况下，上述问题可能导致货物在港口的进口报关发生延误。或是当货物滞留在海关时，报关行仓促收集缺失或错误的数据，以期加快通关和货物放行。